Faire un devis sur WhatsApp

Il est 21 h et il reste 3 devis à taper : la salle de bain vue mardi à Jambes, la cuisine de mercredi, et la fuite de ce matin entre 2 chantiers. Le client de mardi a peut-être déjà un autre prix sur la table. Il y a une façon de faire qui tient sur le parking, le vocal part en remontant dans la camionnette, les lignes se relisent, et le PDF peut sortir avant de démarrer.

Voici comment, sur le chantier de mardi, 6 m² au sol.

Un message WhatsApp est-il un devis ?

Oui, dès que le client reçoit un document, en général un PDF, et pas un message seul. WhatsApp porte la demande et le fichier. Le devis, lui, dit qui vous êtes, les postes, les quantités, les prix, la date, la validité et le délai. Un « salle de bain, 8 200 €, je commence dans 3 semaines » prépare ce document. Il ne le signe pas.

Mettons que la salle de bain de Jambes, avec vos prix à vous, sorte à 4 200 € HTVA : dépose, douche à l’italienne, carrelage au sol et sur les murs, évacuation à reprendre, meuble vasque hors offre. À 68 € HTVA le m² au sol, les 6 m² font 408 €, et le receveur, s’il est à 480 € chez le négoce, justifie à lui seul un acompte avant de commander. Le taux dépend du pays. Pour un chantier en Belgique, le taux, le numéro BCE et la facture qui suit sont dans quel logiciel de devis pour un entrepreneur.

Du vocal ou du message au devis envoyé

L’offre construction de SHAPP est disponible. Shappy prépare le devis sur WhatsApp à partir de ce que vous dites ou écrivez. Les prix sont ceux de votre bibliothèque. Un plan du receveur, joint dans le même fil, sert à voir l’évacuation, et le devis reste écrit à partir de la note.

1. Décrire le chantier à Shappy sur WhatsApp

Après la visite, la note vocale ou le message écrit part dans le fil. Le vocal et l’écrit se valent. Dites ce qu’un collègue aurait besoin de savoir pour chiffrer à votre place : l’adresse et le type de bâtiment, l’usage (logement, bureau, commerce), les travaux poste par poste avec une quantité et une unité, le délai, la durée de validité, et ce qui est hors offre.

Pour mardi, le vocal peut tenir en une traite.

Logement à Jambes, salle de bain d’environ 6 m², dépose de la baignoire et de l’ancien carrelage, douche à l’italienne, carrelage au sol et sur les murs, environ 18 m² de murs, évacuation à reprendre, délai de 3 semaines après accord, offre valable 30 jours, meuble vasque fourni par le client.

Si le client a remis un plan, une demande écrite ou un croquis du receveur, le fichier se joint dans la même conversation. Dites aussi ce que vous ne faites pas. Une exclusion dans le vocal, « meuble vasque fourni par le client », évite une ligne à retirer le lendemain, quand vous aurez oublié la phrase exacte. Si une quantité est encore ouverte, dites-le dans la même note : le carrelage mural se corrigera sur le devis, pas dans un second message que personne ne retrouvera.

2. Lire le devis que Shappy renvoie

Shappy revient avec des lignes : poste, quantité, unité, prix unitaire. La bibliothèque et les modèles évitent de retaper la dépose, le carrelage ou le forfait d’évacuation à chaque salle de bain, ce qui, sur 2 visites par semaine, est le moment où la saisie du soir dérape. La paroi de douche en plus, ou le sèche-serviettes, se met en option sur le document : le client la coche ou pas. Une remise, si vous en accordez une, est une ligne, pas un arrangement à côté dans un tableur.

La TVA se choisit par ligne. Une même offre peut porter des taux différents quand les lignes ne sont pas du même type, et le taux applicable dépend du pays du chantier. Vous indiquez celui qui correspond à Jambes.

On peut partir d’un modèle de devis salle de bain, puis remplacer les quantités par celles de la visite. Le modèle garde les postes habituels. La visite fournit les chiffres du jour. Le modèle et la visite se rejoignent sur le devis, pas dans un fichier à part. Chaque métier a son modèle de devis, comme le modèle de devis carrelage.

3. Relire avant l’envoi

C’est ici que le devis devient le vôtre. Comptez le temps de la note, pas une soirée : les quantités collent à ce que vous avez mesuré (le sol, pas un zéro en trop), les unités sont les bonnes, les prix sortent de la bibliothèque ou vous les avez changés exprès, le taux de chaque ligne est celui du chantier, la date, les 30 jours et les 3 semaines sont écrits, et le hors-offre aussi.

La correction se fait sur le devis. La version précédente reste dans l’historique, donc vous voyez ce qui a bougé entre le premier jet dicté dans la camionnette et la version envoyée. Si le client demande une variante le lendemain, le dimanche soir pour la paroi, vous partez de la version déjà envoyée, vous changez la ligne, et l’ancienne reste datée. Je ne chiffrerais pas cette variante seulement au téléphone : le fil ne garde pas la marge, et la marge, elle, reste de votre côté, invisible pour le client.

La signature se fait à la main sur l’écran, téléphone compris, au moment où le client accepte. C’est votre écriture, sur le document. L’accord du client n’est pas le « ok » dans le fil.

4. Envoyer et obtenir l’accord

Quand la relecture vous convient, Shappy envoie. Le client reçoit le PDF, un lien de partage, ou un e-mail parti par le SMTP de votre entreprise. L’export CSV sert si le comptable ou le conducteur de travaux vit dans un tableau. Le lien ouvre le devis sur un téléphone sans pièce jointe. Le PDF sert quand il faut un fichier pour l’architecte ou le conjoint. L’e-mail part de votre entreprise, pas d’une adresse générique. Le canal se choisit à l’envoi, après la relecture.

Le client lit, demande une variante, signe. Chaque révision reste datée. On ne réécrit pas l’offre dans un nouveau fichier sans trace. Le suivi des devis encore ouverts est dans Ventes. Si le client ne répond pas, le calendrier et les 4 messages à copier sont dans relancer un devis sur WhatsApp.

Acompte, retenue et factures

Beaucoup d’entreprises demandent un acompte pour commander le receveur, le carrelage ou réserver l’équipe. Sur 4 200 € HTVA, 30 % font 1 260 €, assez pour le receveur à 480 € et une partie du carrelage, et pas assez pour financer le chantier du voisin. Dans SHAPP, l’acompte et la retenue de garantie se règlent sur le dossier. La facture d’acompte se crée depuis le devis, sans ressaisir les postes.

Le devis accepté ouvre 3 factures, dans l’ordre du chantier : facture d’acompte, facture de situation, facture finale. Les 3 se créent depuis le devis. La facturation électronique Peppol est incluse. Elles donnent au comptable un PDF, un lien ou un CSV, et le suivi dans SHAPP est sur Finance.

La facture de situation reprend l’avancement, pas un nouveau chiffrage. Vous indiquez ce qui est fait, les postes viennent du devis déjà accepté, et la facture finale solde le reste. La retenue, si vous en avez une, reste visible sur le dossier jusqu’à ce que vous la soldiez. Si la numérotation ou la retenue de la maison ne sont pas celles du modèle standard, Sur mesure sert à les adapter sans quitter le dossier.

Ce que l’assistant prépare

Le choix d’un outil de devis vocal, l’origine des prix et la relecture sont dans devis IA et devis vocal.

Shappy rédige les lignes à partir du vocal ou du message. Le prix, le taux, le délai et le moment où le client reçoit le document restent votre décision. Les personnes à qui vous déléguez le font dans les permissions de l’entreprise. L’historique garde ce qui a changé entre la version dictée après la visite et celle signée le lendemain. Les données sont hébergées en Europe, et la page Sécurité dit comment c’est tenu.

Avant la prochaine visite

Partez de la prochaine visite avec le vocal décrit plus haut, pas avec une promesse dite sur le pas de la porte. Relisez les quantités, le taux de chaque ligne, les prix et le délai. Envoyez ensuite.

Si le chiffrage de la visite est payant, écrivez-le dans le premier message WhatsApp, avant de sortir le mètre. Un prix annoncé après le chiffrage se discute dans le fil. Un prix écrit avant, lui, y reste.

Les forfaits SHAPP sont des prix d’entreprise, pas un prix par personne. La facturation annuelle correspond à 10 mois sur 12. Pour tenter le vocal mardi, avant de quitter Jambes, l’essai se lance depuis la page des tarifs.